Loi 25 : comprendre les enjeux et les implications

Des amendes pouvant atteindre 25 millions de dollars, ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, sont désormais prévues en cas de non-respect des nouvelles obligations en matière de protection des renseignements personnels au Québec. Une entreprise dont le siège social n’est pas au Québec, mais qui traite les données de citoyens québécois, doit aussi s’y conformer.

La Loi 25 impose aux organisations des exigences précises en matière de gouvernance, de transparence et de gestion des incidents de confidentialité. L’entrée en vigueur progressive de ses dispositions crée une zone d’incertitude, notamment sur l’interprétation de certaines obligations pour les PME et les organismes publics.

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loi 25 au québec : pourquoi un nouveau cadre pour la protection des données ?

Le Québec a tranché : pas question de rafistoler à la marge une loi dépassée. Il fallait poser des bases neuves pour la protection des renseignements personnels. Adoptée en septembre 2021, la Loi 25 émerge sous la pression d’un numérique en ébullition, où la vie privée est scrutée à la loupe par des citoyens de plus en plus exigeants. La multiplication des cyberattaques, la collecte effrénée de données, l’irrésistible ascension des algorithmes : tout a précipité le calendrier du gouvernement.

Inspirée du RGPD européen et calquée sur certains fondements de la CCPA californienne, la Loi 25 fait passer le consentement explicite, le droit à l’oubli ou la portabilité des données du rang de concepts théoriques à celui d’obligations concrètes. Désormais, la Commission d’accès à l’information du Québec supervise la mise en œuvre du dispositif, dont l’application se déploie étape par étape jusqu’en 2024. Protéger l’individu, oui, mais aussi positionner le Québec sur la carte mondiale des juridictions fiables, un enjeu de compétitivité autant qu’un rempart contre l’isolement commercial.

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Voici les principaux objectifs poursuivis :

• Renforcer le droit à la protection des données pour chaque citoyen
• Aligner la législation québécoise sur les standards internationaux incarnés par le RGPD et la CCPA
• Placer la Commission d’accès à l’information du Québec au cœur de la surveillance et de l’accompagnement

La montée en puissance progressive des exigences traduit une volonté d’adaptation. Chaque organisation, du secteur public comme privé, doit revoir ses process, ses outils, ses contrats. Le Québec ne veut plus être à la traîne : sa législation rivalise désormais avec les modèles européens et nord-américains les plus stricts.

ce que la loi 25 change concrètement pour les entreprises et organisations

La loi 25 ne se contente pas d’accentuer la protection des renseignements personnels : elle rebat les cartes pour toutes les organisations, qu’elles soient entreprises, OBNL ou institutions publiques. Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels n’est plus une option. Ce référent pilote la conformité, répond aux demandes d’accès, rend ses coordonnées publiques et sert de porte d’entrée pour la Commission d’accès à l’information du Québec.

Impossible désormais de collecter, d’utiliser ou de transmettre des données personnelles sans obtenir un consentement explicite. Chaque étape du traitement s’accompagne d’une transparence renforcée, matérialisée par une politique de confidentialité facilement accessible. Dès qu’un projet touche à des renseignements sensibles, il devient obligatoire de conduire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : ce diagnostic anticipe les risques, trace le chemin à suivre, protège les parties prenantes.

Le signalement des incidents de confidentialité s’impose : registre à jour, notification des personnes concernées, déclaration à la commission. Les sanctions financières frappent fort, pouvant grimper à plusieurs millions ou à un pourcentage non négligeable du chiffre d’affaires, selon la gravité des manquements et le profil de l’organisation.

Les droits individuels prennent de l’ampleur : droit à l’oubli, portabilité des données, restrictions sur les traitements automatisés et l’utilisation de l’IA. La surveillance s’étend jusqu’aux sous-traitants, qui doivent eux aussi être encadrés, contractuellement et opérationnellement. Se conformer à la loi 25 devient une discipline de gouvernance, un réflexe institutionnalisé.

quels sont les principaux défis de conformité à anticiper ?

Le premier défi, c’est la nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels. Ce poste exige de jongler entre droit, technologies et gestion des risques, un vrai casse-tête pour nombre d’organisations, peu préparées à naviguer dans cette complexité.

Il faut ensuite se pencher sur la cartographie des renseignements personnels : identifier, documenter, sécuriser chaque flux, de la collecte à la suppression. Cela implique la constitution d’un registre des traitements, la surveillance des accès, l’entretien d’un registre des incidents de confidentialité. À cela s’ajoute la nécessité de s’assurer que chaque sous-traitant applique des standards de sécurité équivalents, faute de quoi la responsabilité rejaillit sur l’organisation donneuse d’ordre.

L’automatisation, l’essor de l’intelligence artificielle et des traitements automatisés compliquent encore la donne. Comment démontrer la fiabilité d’un algorithme ? Comment s’assurer de l’absence de biais ou d’erreur dans les décisions automatisées ? L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée devient incontournable pour tout projet à risque, tandis que la notification rapide de la Commission d’accès à l’information du Québec en cas d’incident s’impose comme réflexe.

Les systèmes d’information restent vulnérables. Audit, sécurisation, documentation deviennent la routine. Attaques informatiques, imprudences, oublis : les faiblesses ne manquent pas. La conformité ne s’improvise pas, elle s’ancre dans la culture de l’organisation, bien au-delà de la simple application d’une loi.

conseils pratiques pour se mettre en conformité et éviter les écueils

La mise en conformité avec la loi 25 ne s’improvise pas. Il faut structurer la démarche. Commencez par nommer le responsable de la protection des renseignements personnels : son identité et ses coordonnées doivent apparaître sur le site web, figurer dans la politique de confidentialité, être accessibles à tous. Ce référent pilote la refonte, tient le registre des incidents de confidentialité, supervise la politique et veille à sa mise à jour.

Impossible de faire l’impasse sur une politique de confidentialité claire, précise, fréquemment révisée. Elle doit détailler les types de données collectées, expliquer pourquoi elles le sont, décrire les droits offerts aux personnes concernées. Pour aller plus loin, plusieurs outils numériques offrent des solutions adaptées :

• OneTrust, DPOrganizer, Consent Manager
• TrustArc, Salesforce Customer 360

Grâce à eux, il devient plus simple d’automatiser la gestion des demandes d’accès, de recueillir les consentements, de suivre les incidents. Ces technologies réduisent la marge d’erreur, facilitent l’audit, assurent la traçabilité.

Menez systématiquement une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour chaque nouveau projet impliquant des renseignements personnels. Ce processus, loin d’être une formalité administrative, protège l’innovation et renforce la confiance envers l’organisation. Gardez le registre des incidents à jour : une fuite, un accès indésirable, une maladresse ? Documentez, informez la Commission d’accès à l’information du Québec sans tarder.

La formation reste un levier majeur. Sensibilisez les équipes, impliquez chaque collaborateur. La conformité ne se décrète pas, elle se construit dans la durée, audit après audit, en ajustant la gouvernance des données. Face à la loi 25, l’approximation n’a plus sa place.

À l’heure où la donnée devient une monnaie d’échange et une cible de choix, la Loi 25 impose un nouveau rythme. Ceux qui sauront l’intégrer à leur ADN organisationnel transformeront la contrainte en avantage. Les autres risquent de voir la sanction tomber avant d’avoir compris la nouvelle partition.